Erfolgsstory: Wie Sana digitale Transformation, Fachkräftesicherung und Kulturwandel vereint

Können Sie bitte konkrete Beispiele nennen, wie sich Sana als attraktiver Arbeitgeber positioniert – zur Bindung und zur Gewinnung von neuen Mitarbeitenden?

Konstanze Marinoff: Unsere Sana-Gesellschaften profitieren als Teil eines Konzerns von einer gewissen Sicherheit – gerade in Zeiten des Wandels ein großer Vorteil. Dennoch entscheiden sich Mitarbeitende nicht für einen Konzern, sondern für das Team vor Ort. Was Sana besonders macht, ist die spürbare Menschlichkeit, unabhängig vom Standort. Ob auf Rügen, in Hamburg oder Hoyerswerda: Die Unternehmenskultur ist geprägt von Teamgeist und einem respektvollen Miteinander. Diese Werte helfen uns, neue Mitarbeitende zu begeistern und bestehende langfristig zu binden. Entscheidend ist aber immer auch die Führung vor Ort: wie das Team funktioniert, wie wertschätzend der Umgang ist.

Gibt es positive Rückmeldungen von Mitarbeitenden, die diese Unternehmenskultur bestätigen?

Konstanze Marinoff: Ja, definitiv. Als wir ein gemeinsames Kulturleitbild entwickelt haben, war das Feedback sehr positiv. Viele Mitarbeitende haben betont, wie stark sie sich mit Sana identifizieren. Es gibt zahlreiche Beispiele von Kolleginnen und Kollegen, die ihr gesamtes Berufsleben bei Sana verbracht haben, einige sind sogar im Krankenhaus geboren, haben dort ihre Ausbildung gemacht und gingen dort in Rente. Diese emotionale Bindung ist etwas Besonderes.

Sie befinden sich in einer umfassende HR-Transformation. Was zeichnet dieses Projekt aus und wie weit ist es fortgeschritten?

Konstanze Marinoff: Der Prozess läuft noch und wird uns über dieses Jahr hinaus noch begleiten. Unser Fokus liegt auf der Digitalisierung aller Personalprozesse, um die administrative Last zu reduzieren und mehr Raum für wertschöpfende HR-Arbeit zu schaffen. Ziel ist es, dass HR gemeinsam mit den Führungskräften die Mitarbeitenden aktiv durch Veränderungen begleitet, statt sich im Tagesgeschäft mit Bescheinigungen und wiederkehrenden Aufgaben zu verlieren. Wir wollen datenbasiert entscheiden können, welche Maßnahmen für die Mitarbeiterbindung sinnvoll sind. Dafür braucht es eine einheitliche und verlässliche digitale Datenbasis.

Gab es besondere Herausforderungen oder positive Überraschungen im Transformationsprozess?

Konstanze Marinoff: Ein Projekt dieser Größe ist nie einfach. Die größte Herausforderung war und ist es, alle mitzunehmen. Umso erfreulicher ist das Engagement vieler Teams auch außerhalb der Unternehmenszentrale, die das ganze Projekt mit Leben füllen. 

Wie wirkt sich die HR-Transformation auf ein so großes und vielfältiges Unternehmen wie Sana aus?

Konstanze Marinoff: Die Transformation betrifft alle – vom Arzt bis zur Reinigungskraft, wichtige Schnittstellen, wie die IT und das Finanzwesen, alle Führungskräfte und besonders das gesamte HR-Team. Bei über 40.000 Mitarbeitenden und mehr als 150 Gesellschaften ist der Wandel spürbar. Besonders hilfreich war unser partizipativer Ansatz mit interdisziplinären Projektteams unter kontinuierlicher Einbindung des Betriebsrats, die tragfähige Entscheidungen ermöglicht haben.

Welche Rolle spielt die Größe von Sana?

Konstanze Marinoff: Die Größe und Vielfalt von Sana, mit großen Kliniken, kleinen MVZs (Medizinische Versorgungszentren) und spezialisierten Dienstleistern, bringt unterschiedliche Anforderungen und Bedürfnisse mit sich. Das macht die Transformation anspruchsvoll, aber besonders spannend. Gerade diese Vielfalt eröffnet die Chance, optimale für alle passende Lösungen zu entwickeln und voneinander zu lernen. Sie stärkt unsere Fähigkeit, flexibel und zukunftsorientiert zu handeln. Wir nehmen Sorgen ernst, erklären Veränderungen und begleiten aktiv. HR übernimmt dabei eine zentrale Rolle als Gestalter und verlässlicher Partner. Das ist herausfordernd, denn wir müssen gleichzeitig transformieren und für Mitarbeitende und Führungskräfte präsent bleiben.

Wie lassen sich im laufenden Betrieb die Freiräume für so ein Projekt schaffen?

Konstanze Marinoff: Das ist eine der größten Herausforderungen. Wir haben versucht, zusätzliche Kapazitäten aufzubauen, zum Beispiel durch externe Beratung oder indem wir Mitarbeitende aus dem operativen Geschäft freigestellt haben.
Aber ehrlich gesagt: Es ist nie genug. Es braucht viel Engagement, viele Extra-Meilen. Wichtig ist, dass wir die durch die Transformation und die Prozessoptimierungen freiwerdenden Ressourcen nicht abbauen, sondern in zukunftsorientierte HR-Arbeit investieren – in wichtige Funktionen wie Recruiting, Personalentwicklung, Talentmanagement und Change-Begleitung.

Wie gelingt es, Schulungen und Change-Begleitung in den Alltag zu integrieren, ohne zu überfordern?

Konstanze Marinoff: Das ist ein Balanceakt. Wir setzen auf wohldosierte Schulungen, Sprechstunden, Befähigungskonzepte und gute Leitfäden zur Selbsthilfe. Und manchmal braucht es auch einfach Raum, um sich gegenseitig zu stützen, durchzuatmen und sich zu vergewissern: Wir schaffen das gemeinsam.
Wenn alle verstehen, was das Zielbild ist – und dass sie darin selbst vorkommen – dann wird der Weg leichter.

Welche Rolle spielen digitale Tools in der Transformation – und wo liegen Chancen und Herausforderungen?

Konstanze Marinoff: Digitale Tools sind ein zentraler Treiber unserer Transformation. Neue Technologien wie KI oder Skill-Matching-Tools entwickeln sich rasant – das kann Fragen aufwerfen, bietet aber vor allem große Chancen. Wir wollen diese Lösungen gezielt und unterstützend einsetzen, um Kapazitäten für die wirklich wichtigen Aufgaben zu schaffen. Dafür braucht es Sicherheit im Umgang, klare Schulungen und ein gutes Verständnis der Möglichkeiten und Grenzen. Gerade im Personalbereich entstehen dadurch neue, spannende Aufgaben und die Rolle von HR wird dadurch noch wichtiger.

Sana ist seit 2002 Partner der Klinikrente. Welche Rolle spielt diese Zusammenarbeit im Kontext der HR-Transformation?

Konstanze Marinoff: Die Partnerschaft mit Klinikrente ist ein wichtiger Baustein unserer Arbeitgeberattraktivität. Altersvorsorge ist ein zentrales Thema gerade in einer Zeit, in der Sicherheit und Verlässlichkeit besonderes zählen. Unser starker und stabiler Partner verschafft uns einen echten Wettbewerbsvorteil. Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit.

Was bringt datenbasierte Personalarbeit konkret – und wie gelingt es, daraus konkrete Maßnahmen abzuleiten?

Konstanze Marinoff: Daten ermöglichen uns, gezielt hinzuschauen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Wenn wir zum Beispiel feststellen, dass die Fluktuation auf Station 2B höher ist als auf Station 1A, können wir Ursachen analysieren, etwa Führungsverhalten, Altersstruktur oder Arbeitsbelastung. Auch für die strategische Personalplanung sind Daten hilfreich: Wenn viele Mitarbeitende in einem Bereich bald in Rente gehen, können wir rechtzeitig mit Ausbildung oder gezielter Personalentwicklung gegensteuern. Es geht nicht darum, individuelle Fehlzeiten zu bewerten, sondern Muster zu erkennen, die auf strukturelle Themen hinweisen. Gleichzeitig nutzen wir Daten, um Karrierewege sichtbar zu machen, etwa durch Informationen zu Mobilität, Weiterbildungen oder Entwicklungspotenzial. So können wir intern gezielt fördern, statt extern zu suchen.

Wie sieht strategisches Kompetenzmanagement bei Sana aus – und wie bewältigen Sie die Komplexität der Weiterbildungsanforderungen, etwa im ärztlichen Bereich?

Konstanze Marinoff: Wir können zukünftig vorausschauend planen: Wo werden künftig weniger administrative Tätigkeiten gebraucht? Wo steigt der Bedarf an bestimmten Qualifikationen? Wenn eine Stelle frei wird, überlegen wir nicht nur, wie wir sie nachbesetzen, sondern mit welchem Profil. Das ist strategische Personalarbeit. Besonders im ärztlichen Bereich ist die Weiterbildungsplanung komplex. Hier braucht es ein integriertes HR-System, das Stammdaten, Recruiting, Dienstplanung und Qualifikationen intelligent verknüpft. So können Führungskräfte auf einen Blick sehen, wer wann verfügbar ist, welche Fortbildungen anstehen oder welche Wünsche Mitarbeitende geäußert haben. Ziel ist, dass Systeme unterstützen, damit sich Menschen auf das Wesentliche konzentrieren können.

Woran werden Sie erkennen, dass die HR-Transformation erfolgreich war – und wie motivieren Sie sich persönlich auf diesem Weg?

Konstanze Marinoff: Erfolg bedeutet für uns, dass der administrative Aufwand spürbar reduziert ist, alle HR-Prozesse digitalisiert sind und Entscheidungen datenbasiert getroffen werden können. Wenn Führungskräfte über Dashboards erkennen, wo Handlungsbedarf besteht und gemeinsam mit HR passende Maßnahmen entwickeln, haben wir viel erreicht. Und wenn sich das HR-Team als echter Partner der Führungskräfte versteht und auch so wahrgenommen wird, ist das ein großer Schritt. Persönlich motivieren mich das Vertrauen und die Energie meines Teams gerade in herausfordernden Phasen. Wenn wir gemeinsam lachen können, auch wenn es mal schwierig wird, dann weiß ich: Wir sind auf dem richtigen Weg.

Als Keynote-Speakerin ist Konstanze Marinoff beim 17. Personalkongresses der Krankenhäuser am 1. und 2. Dezember, in Köln live zu erleben. Organisiert von Klinikrente (Ecclesia Gruppe) und in Kooperation mit der Deutschen Krankenhausgesellschaft, hat sich der Kongress längst als fester Branchentreffpunkt für Geschäftsleitungen und Personalverantwortliche in Krankenhäusern, Reha- und Pflegeeinrichtungen etabliert. Das Erfolgsmotto: „Netzwerken – Wissen – Weiterdenken“. Inhaltlich geht es darum, gemeinsam neue Ansätze und Lösungen zu entwickeln. Im Mittelpunkt stehen Austausch, Inspiration und praxisnahe Impulse rund um die Herausforderungen und Zukunftsthemen des Personalmanagements in der Gesundheitswirtschaft. Die Teilnehmenden erwartet ein abwechslungsreiches Programm mit Top-Referentinnen und -Referenten, spannenden Best-Practice-Beispielen und viel Raum für intensives Networking – auch in persönlichen Gesprächen an den Sponsorentischen. Veranstaltungsort – im stilvollen Ambiente – ist die Eventlocation Wolkenburg. Nutzen Sie die Gelegenheit, Teil dieses wichtigen Branchenevents zu sein und sichern Sie sich schon jetzt Ihren Platz!