Vor dem Beginn – wie aus Planung belastbare Sicherheit entsteht
Wetterveränderungen, Besucherströme oder kurzfristige organisatorische Anpassungen können Planungen innerhalb weniger Stunden verändern. Gleichzeitig arbeiten viele Beteiligte ehrenamtlich und unter hoher Belastung. Umso wichtiger werden klare Zuständigkeiten, schnelle Kommunikation und ein professioneller Umgang mit Risiken.
Bereits vor Veranstaltungsbeginn ist Stephan Scharf, Abteilungsleiter Schaden im Geschäftsfeld Kirche der Ecclesia Gruppe,vor Ort in Würzburg. Die mehrtägige Begleitung, Begehung und Dokumentation vor Veranstaltungsbeginn gehört dabei bewusst zum Betreuungsansatz der Ecclesia Gruppe. Sein Blick gilt dabei weniger dem sichtbaren Veranstaltungsbetrieb als den Details im Hintergrund: Gebäude, Freiflächen, Wegeführungen, Infrastruktur und organisatorische Schnittstellen. Entscheidend ist die Frage, ob Konzepte nicht nur auf dem Papier funktionieren, sondern auch unter realen Bedingungen belastbar bleiben.
Dabei übernimmt die Ecclesia Gruppe bewusst eine unterstützende Rolle. Es geht nicht um klassische Sicherheitskontrollen oder operative Einsatzsteuerung, sondern um Transparenz, Risikobewusstsein und eine nachvollziehbare Schadenprävention. Gemeinsam mit den Verantwortlichen vor Ort werden bestehende Zustände dokumentiert, mögliche Gefahrenstellen betrachtet und organisatorische Abläufe begleitet. Ziel ist es, Risiken frühzeitig sichtbar zu machen und im Schadenfall eine klare und faire Einordnung zu ermöglichen.
Die Ecclesia Gruppe begleitet seit vielen Jahren Veranstaltungen unterschiedlichster Größenordnung – von kleineren Formaten bis hin zu Großereignissen mit zehntausenden Teilnehmenden. Je nach Veranstaltungsart und Risikoprofil reicht das Spektrum dabei von klassischen Haftpflicht- und Unfallversicherungen bis hin zu speziellen Deckungskonzepten für angemietete Gebäude, technische Infrastruktur oder besondere Veranstaltungsrisiken. Die erforderlichen Absicherungskonzepte werden nach Kundenwunsch gemeinsam mit passenden Versicherern strukturiert und so platziert, dass auch komplexe oder außergewöhnliche Risiken berücksichtigt werden können. Bei ausgewählten Großveranstaltungen ergänzt die Ecclesia Gruppe diese versicherungstechnische Betreuung zudem durch ein erweitertes Service- und Betreuungskonzept vor Ort.
Im Fokus stehen dabei nicht nur Versicherungsfragen, sondern ganzheitliche Sicherheits- und Risikostrukturen. Dazu gehören unter anderem Risikoanalysen, Präventionsmaßnahmen, Dokumentationsprozesse sowie klare Abläufe für denSchadenfall. Gerade bei Großveranstaltungen zeigt sich in der Praxis: Sicherheit entsteht nicht allein durch Versicherungen, sondern vor allem durch Vorbereitung, Dokumentation und ein gemeinsames Verständnis von Verantwortung.
Risikoberatung beim Kunstwerk „Nägel“
Vor der Installation des Kunstwerks „Nägel“, bei dem rostige Nägel von den Besuchenden zertreten werden sollen, wurde eine Risikoberatung vor Ort durchgeführt. Ziel war es, die Vorgaben der Künstlerin für die Installation einzuhalten und gleichzeitig den empfindlichen Natursteinboden zu schützen. Besonders herausfordernd war, dass keine Schutzschicht unter den Metallplatten erlaubt war und es zeitweise stark regnete. Dadurch bestand die Gefahr, dass rostiges Wasser oder „rostige Schuhabdrücke“ den Boden schädigen. Gemeinsam mit der Projektleitung wurden daher klare Maßnahmen festgelegt. Dazu gehörte insbesondere die Art des Aufbaus sowie Hinweise an die Helfenden des Katholikentags, das Kunstwerk bei Nässe oder ersten rostigen Spuren sofort zu sperren. Nach Installation und Test sowie abschließender Kontrolle nach dem Abbau konnten keine Schäden festgestellt werden.
3 Fragen an den Abteilungsleiter Schaden, Geschäftsfeld Kirche Ecclesia Gruppe Stephan Scharf
- Worauf schauen Sie bei einer Begehung als Erstes?
Am Anfang steht immer die Frage: Was ist bereits vorhanden? Nur wenn der Zustand vor der Veranstaltung sauber dokumentiert ist, lassen sich spätere Schäden fair und nachvollziehbar bewerten. Deshalb schauen wir uns Gebäude, Freiflächen oder Infrastruktur sehr genau an und dokumentieren bestehende Schäden, Besonderheiten oder potenzielle Gefahrenstellen.
- Wo zeigen sich in der Praxis die größten Unterschiede zwischen Planung und Realität?
Planungen entstehen oft unter idealen Bedingungen. Die Realität verändert sich dagegen permanent – etwa durch Wetter, Besucherströme oder kurzfristige organisatorische Anpassungen. Gerade bei großen Veranstaltungen müssen dann pragmatische Lösungen gefunden werden. Wichtig ist, dass Verantwortlichkeiten klar geregelt bleiben und Probleme schnell kommuniziert werden.
- Was macht eine Veranstaltung aus Ihrer Sicht sicher und verlässlich?
Dass eine Veranstaltung sicher und verlässlich organisiert ist, zeigt sich daran, dass das Sicherheitskonzept nicht nur auf dem Papier besteht, sondern unter realen Bedingungen tatsächlich funktioniert. Klare Zuständigkeiten, strukturierte Abläufe und ein achtsamer Umgang mit Risiken sind dafür entscheidend. Gute Veranstaltungen erkennt man daran, dass Probleme früh erkannt, offen angesprochen und gemeinsam gelöst werden.